V&O-onderzoek vaak misbruikt om tijd te rekken in procedures voor omgevingsvergunningen

V&O-fase

Het voorbije jaar kreeg NAV met de regelmaat van de klok vragen en klachten van architecten wiens dossiers voor het aanvragen van een omgevingsvergunning maandenlang bleven steken in wat de ‘V&O-fase’ wordt genoemd. Dat is het volledigheids- en ontvankelijkheidsonderzoek waarmee lokale overheden enerzijds controleren of alle plannen en documenten aanwezig zijn en voldoen aan de vereisten uit het normenboek, en anderzijds nagaan of de aanvraag wel bij de bevoegde overheid werd ingediend. Deze eerste fase is op zich een goede zaak omdat zo wordt vermeden dat een vergunning louter omwille van een ontbrekend document geweigerd kan worden.

Misbruik voortraject

Wat niét de bedoeling is, is dat lokale overheden dit voortraject misbruiken om de start van het eigenlijke vergunningstraject uit te stellen. “Toch kregen wij de voorbije maanden meer en meer die indruk: veel architecten moeten bijkomende stukken – soms bagatellen – aanleveren en vaak vernemen ze dat pas op de 29ste dag nadat ze de aanvraag hebben ingediend", zegt NAV-directeur Steven Lannoo. "Dat is één dag voor het aflopen van de termijn van 30 dagen die de administratie krijgt om een dossier ontvankelijk en volledig te verklaren. In sommige dossiers gebeurt dat zelfs meerdere keren na elkaar en blijkt dat de stukken die na de tweede of zelfs derde ronde worden opgevraagd perfect na de eerste screening opgevraagd hadden kunnen worden. Een vervelende kwestie die niet alleen tijd en geld kost maar ook de relatie tussen architect en opdrachtgever onder druk kan zetten. Daarom zijn wij overgegaan tot een bevraging bij onze leden."

Gigantisch hoge cijfers

NAV polste onder andere naar het aantal niet volledig of onontvankelijke dossiers, naar het aantal dossiers dat meermaals niet volledig of onontvankelijk werd verklaard, naar de meest voorkomende inhoudelijke redenen daarvoor en naar de invloed op de relatie met cliënten. In totaal vulden 465 architecten de enquête volledig in. De belangrijkste uitkomsten:

• Gemiddeld in 1 op de 2 dossiers wordt een onvolledigheid of onontvankelijkheid vastgesteld.  
• In 16% van de gevallen gebeurt dat meerdere keren na elkaar.
• In 1 op de 4 dossiers wordt na de tweede projectversie naar elementen gevraagd die eigenlijk al na het eerste volledigheid- en ontvankelijkheidsonderzoek opgevraagd hadden kunnen worden.

“Dit zijn gigantisch hoge cijfers”, gaat Steven Lannoo verder. Of de architect hiervoor zelf verantwoordelijk is? “Onze data doen eerder een ander scenario vermoeden: namelijk dat de vele vragen naar bijkomende inlichtingen, documenten of nieuwe projectversies na de V&O screening het gevolg zijn van vertragingsmanoeuvres van sommige stedenbouwkundige diensten. Daar zijn meerdere plausibele oorzaken voor te bedenken, zoals te weinig mankracht bijvoorbeeld.”

Door een dossier onvolledig of onontvankelijk te verklaren, kan de start van de eigenlijke en procedurele vastgelegde behandelingstermijnen immers worden uitgesteld. Dit probleem doet zich niet overal voor. Er zijn ook gemeenten waar dossiers vlot door de V&O-fase geraken. “We weten dat sommige lokale besturen moeite hebben om personeel met de juiste capaciteiten te vinden, maar het kan niet de bedoeling zijn dat architecten en opdrachtgevers hiervoor moeten opdraaien. Een V&O-onderzoek dient niet om tijd te rekken of om ambtenaren te ontzien”, aldus Steven Lannoo.

Sommige lokale besturen hebben moeite om personeel met de juiste capaciteiten te vinden. Het kan niet de bedoeling zijn dat architecten en opdrachtgevers daar moeten voor opdraaien.

Sommige lokale besturen hebben moeite om personeel met de juiste capaciteiten te vinden. Het kan niet de bedoeling zijn dat architecten en opdrachtgevers daar moeten voor opdraaien.

Opdracht stopzetten

Veel voorkomende redenen om aanvullende documenten op te vragen zijn een bijkomende maatvoering, bijkomende snedetekeningen, een tekening met een ingekleurde gevel, ... “Onze leden verklaren bovendien dat de opmerkingen steevast op dag 29 binnenkomen en dat de kans op een afkeuring toeneemt naarmate een verlofperiode nadert”, vervolgt Steven Lannoo. Dat dit een invloed heeft op de relatie tussen een architect en zijn of haar opdrachtgever hoeft uiteraard niet te verbazen. “Cliënten hebben hier vaak geen begrip voor, verliezen vertrouwen in hun architect, twijfelen aan zijn of haar professionaliteit en zetten in sommige gevallen de opdracht zelfs stop. Wij zullen de resultaten dan ook aankaarten bij Departement Omgeving en aandringen op een oplossing.”